REFERAT SPRAW ORGANIZACYJNYCH I PRACOWNICZYCH




1. Referat Spraw Organizacyjnych i Pracowniczych podlega bezpośrednio Sekretarzowi.

2. Do zadań Referatu Spraw Organizacyjnych i Pracowniczych, w szczególności należy:

1) z zakresu spraw pracowniczych i bezpieczeństwa pracy:

  • prowadzenie spraw osobowych i akt pracowników Urzędu;
  • prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu;
  • aktualizacja zakresów czynności poszczególnych stanowisk pracy w porozumieniu z Sekretarzem i kierownikami komórek organizacyjnych;
  • prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników Urzędu;
  • prowadzenie dokumentacji dotyczącej dyscypliny pracy (lista obecności, karty urlopowe, ewidencja czasu pracy);
  • sporządzanie sprawozdań do GUS oraz innych instytucji według obowiązujących przepisów z zakresu zatrudnienia w Urzędzie;
  • prowadzenie archiwum akt osobowych byłych pracowników- wystawianie świadectw pracy;
  • wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i legitymacji służbowych;
  • prowadzenie ewidencji delegacji służbowych;
  • składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtwarzania akt sądowych;
  • sporządzanie oraz prowadzenie ewidencji wydanych upoważnień i pełnomocnictw;
  • prowadzenie spraw związanych z rekrutacją pracowników oraz spraw związanych ze służbą przygotowawczą pracowników samorządowych;
  • sprawdzanie i podpisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych dotyczących spraw właściwych dla kadr;
  • prowadzenie szkoleń wstępnych dla nowo przyjętych pracowników oraz szkoleń okresowych pracowników, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej bhp);
  • prowadzenie rejestru szkoleń;
  • prowadzenie okresowych kontroli oraz oceny warunków pracy i analizy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • opracowywanie oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy oraz informowanie pracowników o zagrożeniach występujących na każdym z tych stanowisk;
  • prowadzenie procedur wypadkowych oraz rejestru wypadków przy pracy;
  • udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania tych przyczyn i okoliczności wypadków, zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola tych wniosków;
  • prowadzenie rejestru refundacji okularów korygujących wzrok pracownikom zatrudnionym na stanowiskach wyposażonych
    w monitory ekranowe;
  • opracowywanie, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy;
  • opracowywanie w porozumieniu z pracodawcą, zasad i norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, środków czystości oraz posiłków i napojów;

2) z zakresu kancelarii ogólnej:

  • prowadzenie kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz instrukcją w sprawie organizacji
    i zakresu działania archiwów zakładowych;
  • udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej Urzędu, rodzaju, trybie i miejscu załatwiania spraw w Urzędzie;
  • przyjmowanie korespondencji oraz pism składanych bezpośrednio do kancelarii urzędu, sprawdzanie ich kompletności oraz wydawanie potwierdzeń złożenia pisma;
  • wysyłanie korespondencji, w tym potwierdzanie wysłania pisma przez złożenie na kopii parafy i odciśnięcie datownika;
  • wydawanie interesantom druków i formularzy do załatwienia sprawy oraz udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu;
  • pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwieniu spraw urzędowych;
  • rejestracja korespondencji przychodzącej w systemie teleinformatycznym do elektronicznego zarządzania dokumentacją (zwany dalej EZD);
  • rozdział korespondencji wraz ze wstępną dekretacją, przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne jednostki organizacyjne lub samodzielne stanowiska;
  • przekazywanie pism osobom zainteresowanym za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji;
  • prowadzenie dziennika korespondencji wychodzącej;
  • potwierdzanie profilu zaufanego ePUAP;

3) z zakresu spraw organizacyjno-administracyjnych:

  • koordynacja zadań związanych z dostępem do informacji publicznej, w tym przygotowywanie projektów informacji publicznej udostępnianej na wniosek; prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej;
  • prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej;
  • sporządzanie projektów pism na potrzeby Wójta i Sekretarza;
  • prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem na terenie Gminy wyborów i referendów;
  • prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
  • wprowadzanie i przesyłanie do GUS-u sprawozdań z Urzędu;
  • prowadzenie rejestru instytucji kultury gminy Lesznowola;
  • odbieranie oraz wysyłanie gminnej poczty internetowej;
  • zaopatrywanie pracowników w materiały techniczno-biurowe, odzież ochronną i roboczą, środki czystości, podstawowe środki medyczne oraz rozliczania się z przekazanych materiałów;
  • prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem i gospodarką środkami rzeczowymi przeznaczonymi do wyposażenia miejsc pracy w Urzędzie;
  • prowadzenie spraw poligrafii;
  • prowadzenie prac związanych z naprawami i konserwacją kserokopiarek;
  • obsługa interesantów w zakresie kserowania dokumentów;
  • prowadzenie ewidencji ilościowej mienia gminnego;

4) z zakresu sekretariatu:

  • obsługa biurowa Wójta i Zastępców Wójta;
  • prowadzenie kalendarza spotkań Wójta i Zastępców Wójta;
  • koordynowanie przyjęć interesantów przez Wójta i Zastępców Wójta;
  • udzielanie informacji interesantom oraz kierowanie ich do pracowników merytorycznych prowadzących przedmiotowe sprawy;
  • obsługa spotkań i narad organizowanych przez Wójta w siedzibie Urzędu;
  • zamawianie pieczęci i prowadzenie ich rejestru oraz zamawianie wizytówek;
  • prenumerata czasopism dla pracowników Urzędu;
  • sprawdzenie i podpisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych w zakresie swoich obowiązków;

5) z zakresu obsługi:

  • utrzymywanie czystości w pomieszczeniach Urzędu;
  • konserwacja i wykonywanie drobnych napraw wyposażenia Urzędu;
  • utrzymywanie porządku wokół budynku Urzędu;
  • zapewnienie obsługi transportowej dla pracowników Urzędu przy wykonywaniu obowiązków służbowych;
  • prowadzenie i rozliczanie kart drogowych

6) z zakresu archiwum zakładowego:

  • przyjmowanie do archiwum zakładowego uporządkowanej dokumentacji niearchiwalnej i materiałów archiwalnych z komórek organizacyjnych oraz współpraca z nimi w tym zakresie;
  • opracowanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie ewidencji oraz przechowywanie i jej zabezpieczenie;
  • udostępnianie akt osobom upoważnionym;
  • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B), udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uzyskaniu zezwolenia z Archiwum Państwowego;
  • przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
  • dbanie o czystość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią i mechanicznym zniszczeniem;
  • sporządzanie rocznego sprawozdania (ilościowego zestawienia przejętej dokumentacji z komórek organizacyjnych, w podziale na kategorie A i B, materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, dokumentacji udostępnionej i wypożyczonej, dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej na makulaturę);
  • przekazywanie sprawozdania do wiadomości do Archiwum Państwowego w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym;

7) z zakresu zadań informatyki:

  • analiza potrzeb informatycznych Urzędu;
  • bieżący nadzór nad funkcjonowaniem sieci komputerowej oraz sprzętu komputerowego i łączności telefonicznej w Urzędzie;
  • przygotowywanie pod względem merytorycznym przetargów dotyczących zakupów inwestycyjnych związanych z komputeryzacją Urzędu;
  • bieżący nadzór nad przebiegiem zakupów związanych z komputeryzacją i łącznością telefoniczną Urzędu;
  • dobór i zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz sprzętu łączności telefonicznej i innych materiałów potrzebnych do eksploatacji tych urządzeń;
  • bieżąca współpraca z gwarantami oraz serwisantami infrastruktury komputerowej;
  • nadzór i kontrola nad procesem wdrożenia i funkcjonowania systemu informatycznego (w tym oprogramowania);
  • opracowywanie propozycji do planów finansowych w zakresie działania, występowanie z wnioskami dotyczącymi unowocześniania infrastruktury komputerowej;
  • administrowanie serwerami i zainstalowanym na nich oprogramowaniem;
  • sporządzanie kopii zapasowych baz danych;
  • prowadzenie rejestru używanych w urzędzie programów komputerowych i ważności licencji;
  • prowadzenie ewidencji wyposażenia poszczególnych stanowisk w sprzęt teleinformatyczny i bieżące jej aktualizowanie;
  • monitorowanie konserwacji i aktualizacja istniejącego oprogramowania we współpracy z autorem oprogramowania;
  • konserwacja zasobów danych;
  • inicjowanie nowych rozwiązań teleinformatycznych;
  • prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem danych osobowych (przetwarzanie danych) w systemie informatycznym zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych i Polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych Urzędu Gminy Lesznowola;
  • przyjmowanie zgłoszeń o uszkodzeniach aparatów telefonicznych;

8) z zakresu stanowiska do spraw obrony cywilnej (dalej zwane OC) i zarządzania kryzysowego:

  • planowanie działań w zakresie obrony cywilnej na obszarze Gminy;
  • przygotowywanie i aktualizacja planów w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej;
  • przygotowywanie i aktualizacja planów zarządzania kryzysowego;
  • przygotowywanie procedur działania w czasie wystąpienia zagrożeń i klęsk żywiołowych;
  • przygotowywanie struktur uruchamiania w sytuacjach kryzysowych;
  • przygotowywanie i utrzymywanie zasobów niezbędnych do wykonania zadań ujętych w planie zarządzania kryzysowego;
  • przygotowywanie rozwiązań na wypadek zniszczenia lub zakłócenia funkcjonowania infrastruktury krytycznej;
  • tworzenie i przygotowanie do działania formacji obrony cywilnej;
  • prowadzenie czynności i dokumentacji związanych z funkcjonowaniem Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;
  • organizowanie szkoleń i ćwiczeń obrony cywilnej oraz zarządzania kryzysowego;
  • nadzorowanie, przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń;
  • organizacja ewakuacji ludności;
  • opracowanie i aktualizacja gminnego planu ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych;
  • planowanie potrzeb środków finansowych i materiałowych do zapewnienia realizacji zadań z zakresu obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego;
  • prowadzenie magazynu sprzętu OC, oraz stosownej dokumentacji;
  • współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji dokumentacji Stałego Dyżuru; 
  • prowadzenie spraw z zakresu porządku publicznego, w tym wydawanie zezwoleń na organizowanie zgromadzeń publicznych
    i imprez masowych na terenie Gminy oraz nadzór nad ich przebiegiem;

9) z zakresu stanowiska do spraw obronności i spraw wojskowych:

  • planowanie i realizacja zadań z zakresu pozamilitarnych przygotowań obronnych;
  • planowanie funkcjonowania gminy w warunkach kryzysu i w czasie wojny;
  • planowanie przedsięwzięć zapewniających wykonywanie zadań w wyższych stanach gotowości obronnej;
  • planowanie i realizacja działań dla potrzeb natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych;
  • prowadzenie spraw związanych z planowaniem i realizacją świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony kraju;
  • prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem z urzędu i na wniosek żołnierzy rezerwy;
  • rejestracja przedpoborowych na potrzeby kwalifikacji wojskowej;
  • przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej;
  • prowadzenie spraw związanych z orzekaniem poborowych i żołnierzy odbywających służbę za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny lub sprawujących bezpośrednią opiekę nad nimi;
  • prowadzenie spraw związanych z rekompensatami utraconych wynagrodzeń żołnierzy rezerwy, którzy odbyli ćwiczenia wojskowe;
  • współpraca z terenowymi organami administracji wojskowej;
  • prowadzenie rejestrów wymaganych przez organy administracji wojskowej;
  • opracowywanie rocznych wytycznych oraz planu zasadniczych zamierzeń w zakresie wykonywania zadań obronnych;
  • opracowywanie planów i programów szkolenia obronnego, a także organizowanie szkolenia i prowadzenia dokumentacji szkoleniowej;
  • opracowywanie i aktualizacja planu przygotowań służby zdrowia gminy na potrzeby obronne;
  • opracowanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Lesznowola na czas wojny oraz projektu zarządzenia wójta wprowadzającego wymieniony regulamin w życie;
  • opracowanie i aktualizacja dokumentacji Stałego Dyżuru;
  • opracowywanie dokumentacji oraz realizowanie innych przedsięwzięć przygotowawczych do prowadzenia Akcji Kurierskiej;
  • organizowanie i sprawowanie opieki przy współpracy z komórkami organizacyjnymi i gminnymi jednostkami organizacyjnymi nad grobami i cmentarzami wojennymi;
  • realizacja zadań na rzecz wojsk sojuszniczych wynikających z obowiązków państwa – gospodarza (HNS).